Byråkratisering saktar ner organisationer

I stora organisationer bygger man strukturerade sätt för att hantera frågor. En del frågor ska in i affärsplaneprocessen och budgetarbetet. Andra frågor ska in i processforum för IT-system. Ytterligare andra frågor ska till ledningsgrupper av olika slag. Fördelen är förstås att det blir en tydlig organisation, tydliga beslutsvägar och att organisationens övergripande behov tas till vara vid beslut.

Det finns dock några olika hot mot den här typen av ”byråkratisering”:

  • Makt koncentreras
  • Det tar längre tid att få saker beslutade
  • Om skälen till avslag är otydliga så börjar organisationen söka andra vägar
  • Innovationer och förslag på förbättringar drunknar i mötesbyråkrati

Som företagsledning behöver man vara vaksam på klagomål på byråkratisering. Snabbfotade organisationer har aktiva medarbetare som tar eget ansvar och har korta vägar mellan ”golvet” och ledningen så att innovationer snabbt kan fångas upp och förverkligas.

Om Siri Wikander

I work with People and Culture at a large retail company. I blog at affarsdrivenhr.se and tweet from twitter.com/siriwikander.
Det här inlägget postades i Förändringsarbete och har märkts med etiketterna , , . Bokmärk permalänken.

6 kommentarer till Byråkratisering saktar ner organisationer

  1. forsandree skriver:

    Jag jobbar mycket med att hitta rätt ”balans” i detta… Vi är bara 30 personer. Ändå skapar vi fler och fler policier. Än så länge känner jag att det är nödvändigt för att skapa mer enhetlighet (av historiska skäl gör vi väldigt många saker på väldigt många olika sätt), men jag hoppas att vi ska kunna ta bort en del policier lite längre fram. Tänker jag fel här tror du?

    • Siri Wikander skriver:

      Jag vet inte om du gör rätt eller fel men jag vet att du inte är ensam om att ställa dig den här frågan och det är en utmaning att hitta rätt balans. När man går från att vara ett litet företag till ett lite större företag (det brukar hända ungefär när man passerar 10 personer) så ökar behovet av gemensamma verktyg. Medarbetarna känner att de uppfinner hjulet om och om igen och efterlyser hjälpmedel och styrning. I grund och botten handlar det om ordning och reda. Ett enkelt sätt att börja är att man strukturerar upp den gemensamma servern och samlar ihop mallar för word och pp, lämnade offerter, ingångna avtal, gemensamma företagspresentation osv. (Ett område som kräver en del mallar är HR men företag som tex Wise Chefsportal tillhandahåller färdiga mallar för det som rör HR.)
      Nu till din fråga om policies. Problemet med just policies är att ingen läser dem. Själva vitsen med dem är istället att man enas kring dem i ledningsgruppen. Det är den diskussionen som utvecklar organisationen framåt. Medarbetarna uppfattar att ledningen har enats och uppskattar det. På större företag säger man att policies förtydligar det som står i årsredovisningen. Det är ett värdebärande dokument. Hur man ska efterleva dem står i riktlinjerna och de brukar flera medarbetare läsa. Där står tex vad som gäller vid tjänsteresor.
      Hoppas det var ett svar på din fråga. Fråga gärna mera!

      • Siri Wikander skriver:

        Nu har jag funderat lite till. Jag tror att jag skulle satsa på att ha ett fåtal policies med årlig revidering i ledningsgruppen. En för Legala området, HR, Ekonomi, Kommunikation och en för IT. Kanske en för Säkerhet också beroende på hur känslig er verksamhet är. Något fler riktlinjer behöver ni givetvis. Men håll det till så få som möjligt. Er styrka som litet företag är er snabbrörlighet. Har ni en gemensam värdegrund, som en diskussion kring framtagandet av policies ger, så har ni bra möjligheter att fatta snabba beslut.
        Lycka till!

  2. Ping: VD-kommentarer 30 april 2012 | VD-BLOGG

  3. forsandree skriver:

    Tack för värdefulla svar! En årlig, lite större revidering av alla policier och styrande dokument låter som en utmärkt idé. Och ett av syftena bör då vara ”behöver vi verkligen den här policyn?”

    Jag håller helt med om att vitsen med policier är att man enas kring dem i ledningsgruppen. Tar med mig det som en ständig påminnelse i vårt fortsatta arbete!

  4. Ping: VD-kommentarer 1 maj 2012 - Några till - VD-BLOGG

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s