Har kollegieblocket spelat ut sin roll?

Vi jobbar med ett roligt uppdrag på min HR-avdelning just nu och det är att säkerställa att medarbetarna vidareutvecklar sina arbetsmetoder för att arbeta digitalt. På sikt kanske vi inför aktivitetsbaserade arbetsplatser och då är digitala arbetsmetoder en nödvändighet.

Vi tittar på flera delar:

  • Effektiv användning av Outlook
  • Gemensamma dokument tillgängliga för alla
  • Utveckla användandet av videomöten
  • Mötesteknik med agenda/protokoll mm på dator
  • Elektronisk lagring av anteckningar från möten (inkl whiteboards)

Just det här inlägget kommer att handla om frågeställningar man ställs inför när man vill göra digitala anteckningar på sin iPad. Efter att ha frågat runt lite bland mina vänner som är ”early adapters” bestämde jag mig för att testa fyra appar. Notability, Paper, Notes Plus och Penultimate. Jag fastnade för Notability som var mest användarvänligt. Jag har också köpt en penna med smal spets och hög precision som heter Jot Stylus Pro som underlättar att skriva smått.

Utmaningar:

  • Att lära sig skriva snabbt på en skärm
  • Att skriva smått så att det inte blir flera sidor av anteckningar
  • Att handledens tryck på skärmen inte ändrar inställningarna när man antecknar
  • Att få anteckningarna översatta till digital text
  • Att anteckningarna på ett enkelt sätt exporteras till kontorsdatorn
  • Att hålla isär privat och arbete. (Till exempel är mitt Dropbox-konto och mitt Evernote-konto skapade privat medan jag i huvudsak kommer anteckna digitalt i tjänsten).
  • Säkerhet – att medarbetarnas anteckningar kan läggas upp i molnet skapar en rejäl utmaning för företagets IT-avdelning när det gäller att säkerställa IT-säkerheten

Notability:

Absolut den mest lättanvända noteringsappen men det var lite svårt att förstå hur man tar bort en kategori (man sveper till höger över namnet för kategorin). Fick till slut titta på en tutorial på youtube. Det rekommenderar jag att alla gör. 12 minuter av ditt liv som ger dig en kick-start.

Man kan skriva med finger, penna eller med tangentbord. Det finns ett förstoringsglas som skapar en ruta där man kan skriva stort och få en stor nogrannhet och dessutom minska antalet sidor anteckningar. För att kunna luta handleden på skärmen när du skriver trycker du på handen nere i högra hörnet och drar den grå delen uppåt. Du vilar sedan handen på den grå delen.

Man kan spela in mötet eller föreläsaren samtidigt som man skriver. Ljudet knyts till just den texten som skrevs vid inspelningstillfället vilket underlättar om man vill gå tillbaka och höra vad som faktiskt sas. (Ytterligare ett exempel på hur den ökade transparensen gör att det krävs ett kommunikativt ledarskap som vilar på schysta värderingar).

Man kan importera bilder och pdfer via exempelvis Dropbox, Gmail eller Safari. Man kan sedan göra anteckningar i pdfen och göra understrykningar. Notability är inte kompatibel med Evernote men det går fint att lägga upp anteckningarna i Dropbox eller Box eller att mejla en pdf.

Den enda frågeställningen jag inte lyckats lösa är att omvandla anteckningar till digital text vilket underlättar när man tex ska skriva protokoll. Jag vet inte ens om Notability har den funktionen men det kanske någon av mina läsare vet?

Till sist vad är Evernote och Dropbox?

  • Evernote är en app som man kan ha på sin telefon, ipad och dator och som kopplar samman alla anteckningar, photo, webbklipp mm som man vill spara och kategorisera. Den enda applikationen för anteckningar jag har hittat som synkar automatiskt med Evernote är Penutility. Men det går också att mejla anteckningar direkt in i Evernote från de andra anteckningsapparna jag har testat.
  • Dropbox är en dokumenthanteringstjänst i molnet som både ger dig en säkerhetskopia på dina dokument men också gör att du kan dela med dig av dina dokument till vänner och kollegor. Alla applikationer jag testat synkar med Dropbox.

Om Siri Wikander

I work with People and Culture at a large retail company. I blog at affarsdrivenhr.se and tweet from twitter.com/siriwikander.
Det här inlägget postades i För oss som arbetar med HR och har märkts med etiketterna , , . Bokmärk permalänken.

5 kommentarer till Har kollegieblocket spelat ut sin roll?

  1. Göran skriver:

    Ytterligare ett par smarta grejer med Evernote är att du med ett tillägg till tex Chrome kan högerklicka på en sida på en sajt och spara för senare läsning. Perfekt om det är en sida som kanske inte kommer finnas kvar. Du får med bilder och allt.

    Jag gillar också att man enkelt tar en bild i Evernote på ”slides” eller anteckningar på whiteboard när man inte tycker man hinner skriva allt man vill minnas.

  2. Hej,
    I många fall är pennan och pappret otroligt mycket snabbare än någon digital inmatning. Visst hade jag verkligen velat ha en tydlig indexering och digitalisering av texter jag skriver in men i så fall tappar man ändå lite av ”blädderbarheten” från ett kollegieblock. Jag använder mitt block mycket för att bara få ner idéer och tankar där och då och det kanske inte är kopplat till en föreläsare eller möte. I dessa fall är det otroligt intressant att gå tillbaka och återupptäcka tankar någon månad senare. Visst, det KAN man ju faktiskt göra om det ligger snyggt och prydligt digitalt men det är inte lika tydligt att det blivit flera sidor sedan anteckningen gjordes.
    Antagligen är det en kombination av bra mjukvara och hårdvara (e-ink med pennanteckningsstöd hade varit gudomligt!) som krävs för att jag ska släppa kollegieblocket.
    Men den dagen kommer – det är jag övertygad om!

  3. Siri Wikander skriver:

    Håller med! Jag använder fortfarande både och. Men idag var det första dagen som jag funderade över om jag verkligen behövde ta fram kollegieblocket ur skåpet (använder clean desk). Det två saker jag använder blocket för nu är ”kludd” och ”snabba kreativa noteringar”. Kludd är korta noteringar för att komma ihåg små saker mellan arbetsmoment för att säkerställa att jag fick med allt. Kreativa noteringar går så fort att tekniken i paddan hindrar mig. Men jag tror, precis som du, att detta är tidsfråga. För min del en kort tidsfråga. Kanske redan idag?

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s