Flexibilitet över tid är nyckeln

Idag skriver DN att fler och fler företag skaffar flexkontor och att det inte passar alla medarbetare. Jag har under det senaste året besökt flera aktivitetsbaserade kontor där man försökt skapa ett flexibelt kontor med möjlighet att samarbeta men också arbeta i fred.

Jag ser några nyckelfaktorer för framgång.

Lyssna på medarbetarna
Alla som arbetar med förändring vet att invändningarna kommer. Invändningar är viktiga. Lyssnar man inte på invändningar så kommer de att växa. Man lyssnar aktivt och försöker särskilja vad som är verkliga invändningar och vad som är invändningar mot själva förändringen. Sedan återkopplar man vad man hört och vad man tänker göra. Aktivitetsbaserade kontor är svåra att föreställa sig i förväg och svåra att få till perfekt från början. Det gäller att fortsätta lyssna på medarbetarna även efter flytten för att kunna göra justeringar.

Gå hela vägen
Det sämsta man kan göra är att flytta till mindre yta och sätta in precis lika många skrivbord som man är medarbetare. Sardinkontor som jag kallar dem är djupt omänskliga eftersom det inte finns någon yta att samarbeta på. Medarbetarna uppfattar sig bara som arbetskraft som verkar i ett vakuum där den enskilda prestationen premieras framför gruppens prestation.

Det gäller att mäta beläggningen under en normal arbetsvecka (inte timmarna före julfesten) och sedan anpassa antalet skrivbord efter det. På så sätt skapar man utrymme för platser för sponant samarbete. Bilden nedan har jag tagit i centrala London där sardinkontor är relativt vanliga eftersom hyran/kvadratmeter är så hög och kanske också för att synen på vad som motiverar medarbetare är relativt konservativ.

IMG_0625

Omforma kontoret vartefter
De flesta som flyttat till aktivitetsbaserat kontor vittnar om behov av att justera efter ett tag. Wise professionals, Wise IT och KIMM som sitter i moderna lokaler i ett av Hötorgshusen skapade ett kontor med tre zoner med låg, mellan och hög ljudnivå med ungefär lika många skrivbord i varje zon. Det visade sig att zonen med hög ljudnivå, den så kallade ”blabla-zonen”, användes mest och den med låg ljud-nivå, den så kallade ”sch-zonen” användes minst. Man upptäckte också att vissa av medarbetarna behövde sitta nära några av sina kollegor på ett mer kontinuerligt sätt för att kunna lösa sina arbetsuppgifter på bästa sätt. Nedan bild på den populära ”blabla-zonen”.

IMG_0558

Nedan bild från ”The War-room”. Ett mötesrum för korta och obokade möten med placering mitt i kontorslandskapet. Här har man valt ”barstolar” för att signalera rörlighet.

IMG_0565

Utnyttja den nya tekniken
För att kunna arbeta platsobundet så krävs att man arbetar digitalt. Det krävs också att arbetsgivaren tillhandahåller tekniskt stöd för detta och att ledarna inser att detta är en förändring som kräver stöd under övergången. En redan stressad medarbetare som är van vid att skriva ut och sätta i pärmar för att ha kontroll kan gå under av kravet att utan stöd plötsligt ha allt digitalt. Alla kan men det tar lite längre tid om man inte är van och när någon annan än man själv kräver förändring.

Arbeta digitalt
Att arbeta digitalt innebär att man har bärbara datorer, trådlöst nät, sina dokument i molnet och att man utnyttjar funktionerna i Outlook till fullo. Den största utmaningen här är helt klart dokumenten i molnet. IT-avdelningen måste tillhandahålla någon form av dokumenthanteringssystem i molnet (typ Dropbox) där alla lätt kan nå sina dokument från dator, läsplatta och smartphones. Avdelningarna måste sätta upp en gemensam mappstruktur för dokument. Sedan måste alla gemensamt anstränga sig för att inte skriva ut dokument utan istället ta med dator till möten och visa dem med hjälp av projektor. Det underlättar om medarbetarna kan föra anteckningar på dator eller läsplattor.

Som vanligt. Det finns inget som är bara dåligt eller bara bra. Detsamma gäller aktivitetsbaserade kontor. Nyckeln är hur man genomför det och hur flexibel man är för att kontinuerligt justera efter medarbetarnas behov och önskemål.

Om Siri Wikander

I work with People and Culture at a large retail company. I blog at affarsdrivenhr.se and tweet from twitter.com/siriwikander.
Det här inlägget postades i Abetsplats/kontor och har märkts med etiketterna , , , , , , . Bokmärk permalänken.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s