Var är riktlinjerna för hur offentlig sektor upphandlar IT-system?

Det finns flera exempel på hur offentlig verksamhet köper in system som är användarovänliga och ibland är så tidskrävande för personalen att de måste läggas ned.

Stora system påverkar alla som jobbar i en organisation och även dess kunder eller brukare och det krävs att man gör sin hemläxa innan man börjar. Systemen upphandlas med skattepengar och då krävs extra försiktighet.

Beställarkompetens
Eftersom man inte köper in stora system så ofta behöver man ta in extern beställarkompetens som vet hur man begär in information, offerter och tar användarreferenser. Så att det inte blir som i Pust-fallet där säljaren säger att systemet används i Finland och ingen kollar upp det.

Organisation, process och arbetsrutiner
Ju mer effektivt man arbetar och ju tydligare de interna processerna är ju bättre blir systemet. Det betyder att man inte bara kan ha en projektledare som beställer ett system utan att man även måste ha resurser som jobbar med arbetssätt och rutiner. Dessa projektgrupper behöver jobba sida vid sida och ha ledningens dagliga stöd.

Användarvänlighet
En av de stora riskerna med ett nytt system är att det saktar ner organisationer och stjäl tid från kärnverksamheten. Tydliga exempel på det är PUST rättstavningssystem som skapar oläsliga rapporter och Göteborgs universitets faktureringssystem som tar åtta gånger längre tid än det tidigare. Det krävs mycket analys av system och studier på användarvänlighet för att inte hamna tokigt. Det säljande företaget vinner oftast på att sälja in ett system som kräver mycket svårbedömda specialanpassningar eftersom det gör att de kan sälja fler konsulttimmar. Det betyder att man som kund själv måste ha kompetens för att kunna bedöma användarvänlighet. Internt eller genom att man köper in användarstudier av tredje part.

Utbildning
En annan vanlig miss är att man lämnar användarna vind för våg efter implementationen. Införandet av stora system kräver stora utbildningsinsatser. Här kan man fördel använda internlärare som sedan blir lokala superusers som snabbt kan hjälpa till med frågor och dessutom får möjlighet att växa inom sin befintliga tjänst.

På ett personligt plan kan jag bli upprörd över hur slarvigt skattepengarna används. Inom statlig förvaltning borde det finnas skriftliga rutiner för hur stora system ska upphandlas och vilken kompetens som krävs för upphandling av system.

Uppföljning
En annan sak jag varmt kan rekommendera är att göra användarintervjuer efter implementation där man undersöker hur arbetssätt och kompetenskrav har förändrats för att snabbt kunna fylla på med nödvändig kompetens eller göra förändringar som spar tid för alla.

Det är inte utan att man längtar efter en Inga-Britt Ahlenius som fick ansvar för bot och bättring med omedelbar verkan!

Om Siri Wikander

I work with People and Culture at a large retail company. I blog at affarsdrivenhr.se and tweet from twitter.com/siriwikander.
Det här inlägget postades i Arbetets organisation, IT-system och har märkts med etiketterna , , . Bokmärk permalänken.

Kommentera

Fyll i dina uppgifter nedan eller klicka på en ikon för att logga in:

WordPress.com Logo

Du kommenterar med ditt WordPress.com-konto. Logga ut / Ändra )

Twitter-bild

Du kommenterar med ditt Twitter-konto. Logga ut / Ändra )

Facebook-foto

Du kommenterar med ditt Facebook-konto. Logga ut / Ändra )

Google+ photo

Du kommenterar med ditt Google+-konto. Logga ut / Ändra )

Ansluter till %s